Admítelo: tú y tu PC todavía no os lleváis muy bien, pero aun así te han pedido que hagas algunas hojas de cálculo en Excel en la oficina. El desafío es arduo, tus conocimientos de Office aún son bastante limitados, pero estoy seguro de que, con un poco de esfuerzo, podrás sorprender a todos tus compañeros.
¡En serio! Unas pocas nociones básicas son suficientes y utilizar Excel se vuelve fácil e intuitivo para todos. ¿Qué tal si empiezo a darte algunos «consejos» sobre cómo usar Excel y a partir de ahí intentas aprender los pasos necesarios para completar tu trabajo? ¿Quieres? Perfecto, entonces siéntate cómodamente frente al ordenador y dedícame sólo un poco de tiempo libre, para que puedas leer atentamente las sugerencias que te he preparado en esta guía mía.
Las instrucciones son válidas tanto para Windows como para macOS, no existen diferencias al utilizar Excel. Además, estaré encantado de mostrarte cómo proceder utilizando la versión online del programa y en smartphones y tablets, con la aplicación para Android y iOS/iPadOS. ¿Claro? Muy bien, entonces todo lo que tengo que hacer es desearte feliz lectura y buen trabajo.
Cómo usar Excel en la computadora
Microsoft Excel es un software que le permite realizar cálculos sobre datos, distribuyéndolos en tablas y gráficos. Pertenece a la categoría de productividad del paquete Microsoft Office y es ampliamente utilizado tanto por empresas como por usuarios normales. De hecho, generalmente, se puede utilizar para realizar incluso cálculos contables domésticos sencillos.
Es compatible tanto con Windows como con macOS , es de pago y para poder utilizarlo se requiere la activación de una licencia que se puede obtener con precios iguales a 7 euros/mes (válido para 1 ordenador) o 10 euros/mes ( válido para 6 computadoras) con una prueba gratuita de 30 días a través de Microsoft 365 , por lo que también es posible utilizar Excel de forma gratuita . Alternativamente, puedes realizar una compra única de Office Home & Student pagando 149 euros. Además, existen versiones online y móviles que se pueden utilizar sin coste alguno.
Si también ha decidido utilizar Excel , y en particular si ha decidido utilizar Excel en una computadora , descargue el software siguiendo mi guía sobre cómo descargar Excel , luego siga las instrucciones de los siguientes párrafos para descubrir todas las funciones principales. y características de este poderoso programa.
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Crear una hoja de cálculo
El primer paso a seguir es iniciar Excel a través de su icono en el menú Inicio de Windows o, si desea utilizar Excel en Mac , en el Launchpad de macOS . Tan pronto como se abre el programa, se le solicita que indique la plantilla a seleccionar para la entrada de datos.
Puede, por ejemplo, elegir la plantilla Calendario académico , para crear un diario electrónico, o Planificación de ausencias de empleados , para gestionar las vacaciones y los días de enfermedad de sus empleados.
En este caso concreto, sin embargo, te explicaré cómo funciona Excel, teniendo en cuenta un modelo vacío. Luego seleccione el elemento Libro vacío para acceder a la hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Lo que se le presentará será una hoja de trabajo dividida en columnas y filas , por lo tanto compuesta de celdas . Las columnas se identifican con las letras del alfabeto, mientras que las filas se numeran progresivamente. En la barra superior, sin embargo, hay algunas pestañas que le permiten acceder a todas las funciones que ofrece Excel.
En los siguientes párrafos, explicaré cómo utilizar algunas de las funciones más importantes disponibles en estas pestañas. Por tanto, preste la máxima atención para comprender mejor cómo funciona el software.
Formatear celdas
La hoja de cálculo de Excel se compone de numerosas celdas. Al hacer doble clic en uno de estos, ingresará al modo Edición , que le permite escribir cualquier tipo de dato o fórmula. Al igual que puedes hacer con Microsoft Word, también puedes formatear el texto en Excel para poder disponer los datos de una forma atractiva y, sobre todo, organizada, en caso de que necesites presentar tu trabajo a otras personas.
Al llegar a la pestaña Inicio , podrás encontrar varios botones divididos por categorías que te permiten realizar esta operación. Por ejemplo, en la sección Fuente , puede seleccionar la fuente , el tamaño de la fuente , el estilo (negrita [G] , cursiva [ C ] y subrayado [ S ] ) y el color . En la sección Alineación , sin embargo, puedes alinear el texto a la izquierda, a la derecha y al centro o crear sangrías de párrafo.
En la sección Números , puede establecer cómo debe comportarse Excel cuando se ingresan datos en una celda: al hacer clic en el menú desplegable etiquetado General , puede seleccionar el estilo de los datos ingresados, como una fecha , una moneda o el texto , sólo para dar algunos ejemplos.
Además, puedes cambiar el tamaño de las columnas y filas o insertar o eliminar nuevas, utilizando las funciones que se encuentran en la sección Celdas . También puedes configurar filtros , si has ordenado los datos en una tabla, usando la función Ordenar y filtrar , presente en la sección Editar . En este caso, al aplicar filtros en las celdas que contienen las etiquetas de las columnas, puedes filtrar los datos usando el icono con el símbolo (▼).
Sin embargo, si necesita utilizar Excel como calculadora para realizar cálculos rápidos, en la pestaña Editar , consulte la función SUMA , que le permite realizar la suma algebraica de los valores presentes en un intervalo definido por el usuario. Al hacer clic en el icono con el símbolo (▼), ubicado al lado de esta función, podrá seleccionar otros parámetros de cálculo, como la media y el recuento de valores .
Para conocer más sobre cómo funciona Excel en cuanto a cálculos básicos, te recomiendo consultar mis tutoriales sobre cómo sumar en Excel , cómo restar con Excel , cómo multiplicar en Excel y cómo calcular el porcentaje en Excel .
Insertar tablas dinámicas y gráficos
Otra función útil de Excel es la que se utiliza para crear tablas dinámicas , que permiten resumir los datos de forma resumida y organizada, según parámetros establecidos por el usuario.
Para crear una tabla dinámica, presione la pestaña Insertar y luego haga clic en el botón Tabla dinámica . A continuación, podrá ver una ventana en la pantalla que le solicitará que ingrese datos de un rango existente y la celda donde Excel generará la tabla dinámica. Luego de confirmar la información solicitada, en la barra lateral derecha se te mostrarán los tipos de datos a arrastrar a los campos Filtros , Columnas , Filas o Valores .
Si necesitas más información, te recomiendo leer mi guía dedicada específicamente a cómo crear una tabla dinámica .
Además, aún dentro de la pestaña Insertar , tienes la posibilidad de utilizar Excel para realizar gráficos , distribuyendo los datos en gráficos . De hecho, puedes crear histogramas , gráficos lineales , gráficos de dispersión o gráficos circulares . En pocas palabras, tienes todos los tipos de gráficos disponibles para ayudarte a organizar tus datos de trabajo.
Los botones específicos para cada tipo de gráfico están presentes en la sección Gráficos o puede verlos haciendo clic en el botón Gráficos recomendados y luego seleccionando la pestaña Todos los gráficos en la pantalla que aparece. Si desea obtener más información sobre cómo crear un gráfico en Microsoft Excel, le sugiero que lea mi guía dedicada a este tema .
Insertar fórmulas
Otra funcionalidad muy importante de Excel es la relativa al uso de funciones . Estas son fórmulas que le permiten realizar cálculos o extraer información en intervalos definidos por el usuario.
Existen muchas funciones en Excel y estas están divididas por categorías, según su área de uso. Sólo por poner algunos ejemplos, existen funciones pertenecientes a las categorías Financiera , Estadística , Lógica o Matemática .
Insertar una función es muy sencillo: para hacerlo, selecciona una celda haciendo clic en ella y luego presiona el botón Insertar función , que encuentras en la pestaña Fórmulas , en la sección Biblioteca de funciones . En este punto, en la siguiente pantalla que aparece busca la función que mejor se adapta a tus necesidades.
Por ejemplo, si quieres convertir el texto de una celda a mayúsculas, muévete a la adyacente e inserta la función SHIFT(…) usando el procedimiento que indiqué en las líneas anteriores. En la pantalla de argumentos de la función, se le pedirá que seleccione la celda que desea convertir a mayúsculas. Después de seleccionarlo, presione OK para ver inmediatamente el resultado de la función que acaba de ingresar. Más información aquí .
Gestión de datos
En Microsoft Excel también es posible importar datos de fuentes externas: en la pestaña Datos , hay algunas funciones que permiten realizar esta operación.
Para ello pulsa el botón Cargar datos externos : esto te mostrará un menú desplegable a través del cual deberás indicar la fuente a utilizar para importar tus datos. Puedes elegir, por ejemplo, importar una base de datos de Microsoft Access o incluso un archivo de texto.
Puede suceder que, al importar archivos en formato CSV , estos se muestren en una sola columna, en lugar de estar distribuidos en una tabla. ¿Cómo resolver? Simplemente haciendo clic en el botón Texto en columnas , presente en la pestaña Datos y en la sección Herramientas de datos . Esto le permite convertir un conjunto de datos CSV en una tabla de Excel.
Además, puede aplicar validación a los datos ingresados en las celdas si cumplen con los requisitos que establezca. Para hacer esto, aún usando la pestaña Datos , presione el botón Validar datos (ubicado en la sección Herramientas de datos ).
De esta forma, se muestra una ventana que permite seleccionar el tipo de datos que se permiten al insertarlos en celdas específicas. A modo de ejemplo, puede optar por permitir solo números dentro de un rango definido o aceptar solo datos en formato de fecha.
Opcionalmente, también puede configurar mensajes de entrada y de error que se muestran a cualquiera que ingrese datos en la hoja de cálculo de Excel.
Revisión y protección de archivos
En Microsoft Excel también existe un corrector ortográfico , para comprobar la corrección de los textos de la hoja de cálculo. Para usarlo, vaya a la pestaña Revisar y, en la sección Herramientas de revisión , haga clic en el botón Corrector ortográfico .
Si lo deseas, también puedes traducir los textos presentes en celdas específicas presionando el botón Traducir en la sección Idioma . Además, si el documento es utilizado por varias personas, es posible insertar comentarios para revisar el trabajo: todos los botones utilizados para este fin están presentes en la sección Comentarios .
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Sin embargo, si desea que su trabajo no sea modificado por aquellos a quienes distribuye el archivo, puede decidir establecer una contraseña de protección . Los botones Proteger hoja y Proteger libro le permiten realizar esta operación, bloqueando la modificación de todo el archivo. Útil, ¿no crees?
En caso de que necesite asegurarse de que solo se puedan modificar algunas celdas, haga clic derecho en una celda y presione el elemento Formato de celdas en el menú contextual que aparece. En la pantalla que se abre, seleccione la pestaña Seguridad , desmarque la casilla Bloqueado y luego presione Aceptar .
En definitiva, actuando de esta forma, si habilitas la protección en la hoja de trabajo como indiqué anteriormente, solo se permitirá la edición de aquellas celdas de las que se haya eliminado la etiqueta Bloqueado .
Cambiar la visualización de datos y las macros
La pantalla de vista de la hoja de cálculo de Excel se puede cambiar usando los botones en la sección Ver . En este apartado podrás cambiar el estilo de visualización, para que se te muestren, por ejemplo, los saltos de página o la regla .
También puede decidir congelar filas o columnas para que siempre se muestren cuando se desplaza por una tabla larga. La funcionalidad antes mencionada se puede activar haciendo clic en la pestaña Ver y luego en el botón Congelar paneles , en la sección Ventana .
Microsoft Excel también permite crear macros utilizando Microsoft Visual Basic , una herramienta de programación avanzada. Estos últimos no son más que instrucciones que son programadas por el usuario y que sirven para realizar pasos repetitivos. Un ejemplo es crear una macro para formatear el estilo de los nuevos datos ingresados, según unas instrucciones precisas indicadas por el usuario.
Si las macros consisten en operaciones para realizar en funciones presentes en la interfaz de Microsoft Excel, simplemente use el botón Grabar macro . En la ventana que aparece a continuación, ingrese el nombre de la macro, la tecla de acceso directo y luego presione OK para comenzar a grabar. Luego deberás realizar manualmente la operación que deseas automatizar y presionar el botón Detener grabación para guardarla.
Con conocimientos más avanzados de Microsoft Visual Basic se pueden realizar operaciones aún más complejas y elaboradas, creando así un amplio nivel de personalización de la hoja de cálculo.
Guardar una hoja de cálculo e imprimir
¿Terminaste de trabajar con tu hoja de cálculo de Excel? ¡Muy bien! En este punto, debe continuar guardando el archivo. Básicamente, Microsoft Excel guarda automáticamente el archivo cada 10 minutos, pero es posible guardarlo manualmente presionando el icono con el símbolo del disquete ubicado en la esquina superior izquierda.
Si desea guardar la hoja de cálculo en una carpeta específica o en otro formato, haga clic en la pestaña Archivo y luego presione el elemento de menú Guardar como , ubicado en la barra lateral izquierda. Luego seleccione el botón Examinar y navegue por las carpetas de su computadora para elegir el destino donde almacenar el archivo.
En este punto, utilizando el menú desplegable junto a Guardar como , opcionalmente puede elegir guardar el libro en otro formato que no sea el formato xlsx predeterminado . Sólo para darte algunos ejemplos, puedes utilizar el antiguo formato XLS o el formato ODS o CSV . También puedes utilizar la impresora PDF de Microsoft para guardar el archivo en formato PDF .
Si en su lugar desea imprimir un archivo de Excel , haga clic en la pestaña Archivo y luego presione el elemento Imprimir en la barra lateral izquierda. Luego elija su impresora y configure los ajustes de impresión según sus necesidades, utilizando la información que ve en la pantalla. Finalmente, presione el botón Imprimir para comenzar a imprimir el archivo de Excel.
Más información útil sobre cómo utilizar Excel
Además de la información proporcionada en esta guía mía, es posible que le interesen algunos tutoriales que he creado en Microsoft Excel, como cómo usar Excel para facturas o cómo normalizar datos en Excel . Si también estás interesado en leer otros tutoriales sobre este famoso programa de Microsoft, te aconsejo que consultes la sección específica de mi sitio que contiene todas las guías que he escrito sobre el tema.
Además, si necesitas profundizar en algunos aspectos de este software en particular, puedo recomendarte algunos libros que seguro te ayudarán para un uso profesional.
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Cómo utilizar Excel en línea
Como se mencionó anteriormente, Microsoft Excel es un software pago. Por esta razón, si no deseas comprarlo, pero aun así deseas utilizar sus funciones, te recomiendo que consideres utilizar Excel Online .
Esta herramienta te permite trabajar en hojas de cálculo de Excel a través del navegador , como si estuvieras usando un software de computadora. La ventaja que se puede obtener es la de poder compartir documentos, por lo que posiblemente varios usuarios puedan trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo, si se ha configurado correctamente esta posibilidad. Además, también funciona muy bien en Chromebooks . dispositivos para los que el Excel «clásico» no está disponible.
En este sentido, para utilizar Excel en línea compartiendo una hoja de cálculo, presione el botón Compartir en la parte superior derecha y seleccione nuevamente el elemento Compartir en el menú que aparece. Luego escriba la dirección de correo electrónico de los sujetos de referencia, presione el símbolo de flecha adyacente para elegir si los destinatarios pueden permitirse realizar cambios o no y haga clic en el botón Enviar en la parte inferior.
Como alternativa a como te acabo de explicar, puedes copiar el enlace de la hoja de Excel al portapapeles y compartirlo personalmente más tarde haciendo clic en el botón Copiar ubicado un poco más abajo.
Microsoft Excel Online es casi idéntico al software de escritorio, por lo que para su funcionamiento puedes consultar los pasos anteriores dedicados a Windows y macOS , ya que es posible utilizarlo de la misma forma.
Algunas funciones, sin embargo, no están presentes en esta versión, como la protección de una hoja de cálculo mediante contraseña o la importación de datos desde una fuente externa. Además, solo se permite guardar archivos en los formatos xlsx y ods .
Cómo utilizar Excel en teléfonos inteligentes y tabletas
Si está en la oficina o fuera de casa y no tiene una computadora portátil consigo, puede considerar usar Excel en teléfonos inteligentes y tabletas , o confiar en la aplicación Microsoft Excel para Android (también en tiendas alternativas ) e iOS/iPadOS , de modo que poder trabajar en un archivo de Excel, utilizando un teléfono inteligente o una tableta. Es gratuito para todos los dispositivos de 10,1 ″ o menos.
En comparación con el software de escritorio y la herramienta en línea, la aplicación móvil tiene muchas menos funciones. Sin embargo, hablando de los presentes, existe la posibilidad de insertar cualquier función en una celda, utilizando el botón correspondiente en la esquina superior izquierda de la pantalla, o modificar el formato de los datos y de las celdas individuales.
Además, existen funciones de cálculo, como suma algebraica, media y recuento de valores, o aquellas para ordenar y filtrar datos de tablas. También puedes agregar tablas y gráficos o dibujar a mano alzada.
Sin embargo, al suscribirse a Microsoft 365 , tiene la posibilidad de utilizar Excel en dispositivos móviles más grandes y acceder a algunas funciones adicionales, como la posibilidad de aplicar más colores para el formato o el que se usa para modificar estilos y diseños de tablas dinámicas, por ejemplo. .
Si está interesado en cómo funciona la aplicación Microsoft Excel en teléfonos inteligentes y tabletas, le recomiendo que lea algunas de mis guías dedicadas al tema: cómo usar Excel en Android , cómo usar Excel en iPhone y cómo usar Excel en iPad .
Cómo usar Excel con el teclado
Debes saber que, independientemente del dispositivo que estés utilizando, puedes utilizar Excel con el teclado para realizar operaciones rápidas, sin necesidad de utilizar el ratón.
Por ejemplo, en Excel para computadoras y Excel Online puedes usar el teclado en lugar del mouse para realizar algunos procedimientos: en Windows, presionando la tecla TAB puedes moverte entre las pestañas del menú superior; Al presionar la combinación de teclas CTRL+J puede ingresar la hora actual, etc. en una celda. Sin embargo, en la aplicación Excel para teléfonos inteligentes y tabletas, al conectar un teclado, puede evitar tocar la pantalla para algunas operaciones.
De hecho, existen toneladas de atajos de teclado para Excel. Si quieres descubrirlos todos, tanto en lo que respecta al software de escritorio, como a la plataforma online y a la aplicación móvil, te recomiendo consultar la guía oficial de Microsoft .
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