Acabas de empezar a utilizar Outlook y lo estás disfrutando, pero no entiendes cómo utilizar algunas de las funciones que ofrece el famoso software de Microsoft, por lo que estás buscando una guía adecuada para ese propósito. ¿Le gustaría crear una cuenta en el servicio de correo web de Outlook.com, pero no sabe cómo proceder? No te preocupes: si quieres, ¡estoy aquí para echarte una mano!

De hecho, en el tutorial de hoy te mostraré cómo funciona Outlook , explicándote en detalle cuáles son sus funciones y cómo se gestionan. No importa desde qué plataforma quieras utilizar el servicio: en este tutorial te hablaré tanto del Outlook «clásico» disponible para Windows y macOS, como del servicio web Outlook.com. También explicaré cómo utilizar la aplicación Outlook para Android e iOS, si también desea utilizar esta solución en teléfonos inteligentes y tabletas.

Vamos, ¿qué haces todavía ahí? Sólo te llevará unos minutos aprender a utilizar Outlook correctamente: sólo necesitas leer y poner en práctica las breves instrucciones que aparecen a continuación. Te aseguro que todas las funciones del servicio de correo electrónico de Microsoft de repente te resultarán muy sencillas: ¡pruébalo! En este punto, ¡no me queda más que hacer más que desearles feliz lectura y buen trabajo!

Índice

Cómo funciona Outlook 365

Empecemos por Outlook 365 , es decir, el programa de correo electrónico integrado en la suite Microsoft 365, que también incluye Word, Excel y todo el resto de software típico de la suite de productividad de Microsoft, prueba a suscribirte. A continuación encontrarás todos los detalles del caso.

Precios

Antes de explicar en detalle cómo funciona Outlook , creo que es de fundamental importancia explicar los precios de la aplicación, que se pueden obtener principalmente de dos formas.

La primera es suscribiéndote a un plan de suscripción Microsoft 365 , a partir de 7 euros/mes, que incluye también todas las demás aplicaciones del paquete Office, espacio en OneDrive y minutos de conversación en Skype . Para ser precisos, hay dos planes disponibles.

• Microsoft 365 Personal : cuesta 7 euros/mes o 69 euros/año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (los dos últimos sólo en Windows), 1TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas de Skype en mes y acceso a todas las funciones de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan solo se puede utilizar en una computadora y un dispositivo móvil.
• Microsoft 365 Hogar : cuesta 10 euros/mes o 99 euros/año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (los dos últimos sólo en Windows), 1TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas de Skype para un número por mes y acceso a todas las funciones de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan se puede utilizar en hasta 6 computadoras y 6 dispositivos móviles. Incluye una prueba gratuita de 30 días.

Si eres un usuario empresarial, puedes suscribirte a uno de los planes Microsoft 365 dedicados a profesionales ( más información aquí ).

Si es usuario de Mac , puede obtener Microsoft Outlook directamente desde Mac App Store en macOS. En este caso, sin embargo, se trata de una aplicación completamente gratuita , que no requiere la compra de una licencia de Microsoft 365 o una licencia incluida con Microsoft Office para utilizarla.

En caso de que tengas un buzón de Outlook y necesites ampliar su espacio de almacenamiento, será necesaria en este caso la suscripción a Microsoft 365. Por lo tanto, se trata de una suscripción que se debe suscribir para obtener nuevas funciones en su bandeja de entrada de Outlook en lugar de utilizar el conocido cliente de correo electrónico en Mac.

Tenga en cuenta también que esta aplicación de Outlook está optimizada para Mac con Apple Silicon SoC para garantizar el máximo rendimiento cuando se ejecuta y tiene una interfaz moderna con funciones que se integran con el sistema operativo macOS.

Alternativamente, es posible adquirir Outlook con un pago único a través del paquete «clásico» que, sin embargo, no incluye actualizaciones para posteriores versiones principales, aplicaciones para dispositivos móviles ni servicios en la nube. Con este último existe la posibilidad de ahorrar bastante gracias a servicios como Mr Key Shop .

En caso de que nunca hayas oído hablar de él, Mr Key Shop es un sitio gestionado por una empresa con oficinas en Italia e Inglaterra que vende licencias 100% originales para Microsoft Office, pero también Windows, antivirus, VPN, software de copia de seguridad y recuperación de datos. y productos de servidor a precios extremadamente ventajosos: esto es posible gracias a que las licencias en cuestión son licencias revendidas no utilizadas, que anteriormente pertenecían a empresas que, entretanto, han pasado a soluciones en la nube por suscripción (esta es una práctica totalmente legal en Europa ). .

También cabe destacar que la compra de licencias en Mr Key Shop se realiza de forma totalmente digital (las licencias se envían en tan solo unos minutos por correo electrónico , sin contaminar el medio ambiente con el envío de bienes físicos) con garantía de devolución de dinero en todos los productos y asistencia especializada italiana gratuita (un bien bastante escaso para este tipo de servicios).

Para continuar con la compra, simplemente conéctese a esta página de Mr Key Shop y elija la edición de Office para comprar entre las disponibles, por ejemplo Office 2021 , Office 2019 , Office 2016 , Office 2013 , Office 2010 , Office 2021 para Mac  y  Microsoft 365 (individual). También están disponibles aplicaciones de productividad, como Microsoft Outlook , Microsoft Word , Microsoft Project , Microsoft Access , Microsoft Excel , Microsoft Visio , Microsoft PowerPoint , Microsoft Visual Studio y Microsoft OneNote ).

Luego debes agregar al carrito el producto que te interesa , pasar por caja y completar el pago utilizando uno de los muchos métodos de pago seguro admitidos , como PayPal , Amazon Pay o tarjeta .

Evidentemente, es importante comprobar la compatibilidad de la versión de Office adquirida con el sistema operativo utilizado. En este sentido, me gustaría señalar que en Mr Key Shop también están disponibles licencias muy cómodas para Windows 10 y Windows 11 .

Otra cosa muy importante que hacer es evitar sitios poco fiables donde quizás se ofrezcan ediciones gratuitas fantasma de Microsoft Office: se trata de estafas o malware (si no también contenido ilegal); así que aléjate de él y, de hecho, para prevenir riesgos de este tipo, instala también un buen antivirus: Norton 360 Deluxe 2024, Kaspersky Total Security 2024, ESET Internet Security 2024, como los disponibles en Mr Key Shop.

Descarga e instalación

Una vez que haya aclarado las características de la oferta de Microsoft 365, diría que está listo para descargar e instalar Outlook.

Por tanto, lo primero que debes hacer es activar un plan Microsoft 365. Para ello, debes conectarte al sitio web oficial de Microsoft y hacer clic en el botón Pruébalo gratis durante 1 mes .

A continuación, escriba la dirección de correo electrónico y la contraseña de su cuenta de Microsoft y seleccione el elemento Iniciar sesión para iniciar sesión. Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear una siguiendo los pasos que describo en mi guía sobre cómo crear una cuenta de Microsoft .

Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Siguiente y elija un método de pago válido entre tarjeta de crédito o débito, débito directo o PayPal, y luego ingrese los detalles relevantes. Os recuerdo que, una vez finalice el periodo de prueba gratuito, el servicio costará 10 euros/mes. Sin embargo, puedes estar tranquilo: existe la posibilidad de desactivar la renovación automática (y por tanto el pago del servicio) en cualquier momento.

Una vez que haya ingresado sus detalles de pago, haga clic en Agregar dirección de perfil y escriba su dirección, luego haga clic en Siguiente , Guardar y Suscribirse para acceder a la página de descarga de Microsoft Office.

Ahora continúa con la descarga de Microsoft Office haciendo clic en el botón Instalar . Si usa una Mac , puede descargar Outlook gratis desde la Mac App Store sin necesidad de tener una licencia asociada a Microsoft Office o Microsoft 365.

Una vez que se completa la descarga, sólo necesita abrir el paquete de instalación de Office y seguir las instrucciones en pantalla. Si está utilizando una computadora con Windows , debe iniciar el archivo .exe obtenido y esperar a que la herramienta descargue e instale la suite automáticamente. Tenga en cuenta que los tiempos de descarga pueden ser bastante largos.

Si está utilizando una Mac , sólo necesita abrir el paquete .pkg y seleccionar Continuar , Continuar , Aceptar e Instalar en orden . En este punto, debes escribir la contraseña de tu cuenta de usuario en macOS (la que usas para acceder al sistema) y seleccionar primero el elemento Instalar software y luego Cerrar y Mover .

Al final del procedimiento, se le pedirá que registre su copia de Microsoft 365 con la información de su cuenta de Microsoft. Si esto no sucede, prueba a abrir Outlook y ver si aparece algún mensaje de este tipo en la pantalla. También puede intentar hacer clic en el elemento Iniciar sesión para aprovechar todas las funciones de Office (Windows) o ir al menú Outlook > Activar Office ubicado en la parte superior izquierda (macOS).

En la ventana que aparece en pantalla, seleccione el elemento Iniciar sesión , escriba la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Microsoft, presione Siguiente e ingrese la contraseña correspondiente para activar el software. Una vez hecho esto, finalmente podrás disfrutar de tu prueba o suscripción gratuita. En caso de que no sepas cómo configurar los distintos campos requeridos por Outlook, te recomiendo que consultes mi tutorial sobre cómo configurar Outlook .

Te recuerdo que, para evitar cargos no deseados, tendrás que desactivar la renovación automática de Microsoft 365. Para ello, conéctate al sitio web oficial de Microsoft , inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (si es necesario) y selecciona el elemento Administrar cuenta .

En la pantalla que aparece, haga clic en el elemento Desactivar la renovación automática , escriba la contraseña de su cuenta de Microsoft y presione el botón Confirmar cancelación . De esta manera, no tendrás que pagar más dinero para seguir usando la suite Microsoft 365 (que naturalmente caducará al final de la prueba de 30 días y luego posiblemente se reactivará si pagas la suscripción).

Una vez que haya iniciado Outlook, es hora de configurar su cuenta de correo electrónico. Para hacer esto, simplemente necesita ingresar su dirección de correo electrónico en el campo correspondiente y presionar Conectar / Continuar . Si todo funciona correctamente, tu cuenta se configurará automáticamente.

De lo contrario, si está en Windows, intente marcar la casilla Permitir configuración manual de cuenta y hacer clic en Conectar . Sin embargo, si estás en macOS, debes seleccionar la opción IMAP/POP . Perfecto, ahora el cliente te permitirá ingresar los datos IMAP o POP vinculados a tu cuenta de correo electrónico. Para obtener más información y el procedimiento completo, te recomiendo que consultes mi guía sobre cómo configurar Outlook .

Cómo utilizar Outlook

Ahora estás listo para dar tus primeros pasos en Outlook. Todo lo que necesitas para leer correos electrónicos, responderlos y escribir otros nuevos lo encontrarás en la pantalla principal del programa. De hecho, en la barra izquierda encontrará las distintas casillas Bandeja de entrada , Correo electrónico no deseado , Elementos enviados , Borradores y Elementos eliminados .

Los mensajes entrantes se entregarán claramente en la carpeta Bandeja de entrada , mientras que los mensajes salientes se pueden consultar en la carpeta Elementos enviados . Por lo demás, para abrir un correo electrónico sólo hay que pulsar en la casilla correspondiente y, mediante los botones de la parte superior, realizar todas las acciones necesarias, como borrar el mensaje, archivarlo, responderlo o reenviarlo a otra persona.

Para escribir un nuevo correo electrónico, simplemente debe presionar el elemento Nuevo mensaje en la parte superior izquierda, ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario , el asunto , el texto y presionar el elemento Enviar . En definitiva, utilizar las funciones básicas de Outlook es muy sencillo, todo está a un solo clic de distancia.

Cómo funciona el archivo de Outlook

¿Cómo se dice? ¿Le gustaría archivar los correos electrónicos que han llegado a Outlook? No se preocupe, el programa tiene una función de archivo especial que le permite mover automáticamente los mensajes más antiguos a una carpeta especial, separada del resto de los correos electrónicos, ordenando así la bandeja de entrada y haciendo que la base de datos interna esté «más limpia».

Hay varios métodos para utilizar esta función, pero en Windows suele ser suficiente comprobar la carpeta Archivo y todas las subcarpetas y Archivar elementos anteriores en la ruta Herramientas > Limpiar elementos antiguos .

Sin embargo, en la versión de Outlook para macOS esta funcionalidad nativa no está presente y por lo tanto debes crear reglas específicas que realicen la misma función. Le aconsejo que consulte mi guía sobre cómo archivar correos electrónicos de Outlook para conocer todos los detalles relevantes y el procedimiento completo.

Cómo funciona la recuperación de Outlook

Outlook también ofrece una función para recuperar los correos electrónicos enviados, siempre que el destinatario de los correos electrónicos tenga una cuenta de Exchange en la misma organización. En pocas palabras, sólo puede «deshacer» los mensajes que se hayan enviado dentro de su organización. Además, estos deben estar dirigidos a una cuenta de Exchange y el destinatario no debe haberlos leído.

Para recuperar un mensaje enviado desde Outlook que cumpla con estos requisitos, abra el programa, seleccione el elemento Elementos enviados en la barra lateral izquierda y abra el correo electrónico que desea cancelar. En la ventana que aparece en la pantalla, haga clic en el elemento Mensaje (arriba a la izquierda), seleccione el elemento Acciones (arriba en el centro) y presione el elemento Recuperar mensaje .

Perfecto, ahora puedes elegir si eliminar las copias no leídas del mensaje o reemplazarlas con un mensaje nuevo, colocando la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles y haciendo clic en el botón Aceptar . Pero tenga cuidado: el destinatario del mensaje seguirá recibiendo una notificación de que el mensaje ha sido recuperado.

Cómo funciona la aplicación web Outlook

¿Está interesado en el servicio de correo web Outlook.com de Microsoft ? Bueno, ahora te explicaré cómo dar los primeros pasos dentro de este último.

Cómo crear una dirección de Outlook

Antes de proceder a explicar detalladamente cómo funciona Outlook.com, creo que te puede interesar saber cómo crear una dirección utilizando este servicio.

Bueno, para crear una cuenta de Outlook, debe conectarse al sitio web oficial del servicio y presionar el elemento Crear cuenta gratuita . En la página que aparece en pantalla, escriba la dirección de correo electrónico que desea crear y presione el icono de flecha hacia abajo , eligiendo entre las extensiones outlook.it y outlook.com .

En este punto, haga clic en Siguiente y escriba la contraseña que desea utilizar para acceder a su bandeja de entrada de correo electrónico. Te recuerdo que necesariamente debes ingresar una contraseña que consta de al menos 8 caracteres y que contenga al menos dos elementos, entre letras mayúsculas o minúsculas, números o símbolos. Una vez hecho esto, presione el botón Siguiente para continuar.

Ahora, ingrese su Nombre , Apellido , presione el botón Siguiente y escriba País/región y fecha de nacimiento ( Día , Mes y Año ). Luego haga clic en Siguiente y verifique su identidad ingresando el código de confirmación que se muestra en la pantalla.

Perfecto: ahora solo te queda presionar el botón Siguiente para completar el procedimiento. Luego se le pedirá que configure el idioma y la zona horaria y elija el tema gráfico que usará para Outlook.com.

Si necesitas más información te recomiendo consultar mi tutorial sobre cómo crear una cuenta de Outlook .

Cómo utilizar Outlook en línea

Una vez que haya creado una dirección de Outlook, diría que está listo para aprender a usar la aplicación web del servicio de correo electrónico de Microsoft.

Si está utilizando una computadora, puede acceder a su cuenta de correo electrónico simplemente conectándose al sitio web oficial de Outlook y presionando el elemento Iniciar sesión . Después de eso, deberá ingresar claramente la dirección de correo electrónico y la contraseña asociadas con la cuenta creada anteriormente.

De lo contrario, Outlook Web App es bastante sencillo de usar y las funciones básicas son idénticas a las del cliente de correo electrónico de la computadora. Por tanto, le recomiendo que consulte el capítulo sobre cómo utilizar Outlook para obtener más información.

Cómo funciona el calendario de Outlook

Muchos usuarios también utilizan la aplicación web Outlook debido a su calendario, que le permite administrar sus compromisos desde cualquier estación de trabajo.

Para acceder a esta función, solo necesita presionar el ícono Calendario (el segundo de izquierda a derecha, abajo a la izquierda) o conectarse a la página Calendario de Outlook . Desde aquí puede agregar un evento simplemente haciendo clic en el elemento Nuevo evento , presente en la parte superior izquierda, ingresando el título , el día , la hora , la ubicación y cualquier hora de advertencia (por ejemplo, «Avíseme 15 minutos antes) y presionando el elemento Guardar «. . Para eliminar un evento, simplemente presione sobre el nombre del evento y seleccione el elemento Eliminar .

Una vez introducido un evento, aparecerá el día correspondiente y se podrán consultar todos sus detalles simplemente haciendo clic en su casilla . Para cambiar de un mes a otro, simplemente puede usar los íconos de flecha en la parte superior izquierda, mientras que para cambiar el método de visualización debe presionar el elemento Mes en la parte superior derecha y elegir entre Mes , Semana , Semana laboral y Día .

Evidentemente existe la posibilidad de añadir otros calendarios. Esto se puede hacer presionando el elemento Agregar calendario a la izquierda y escribiendo el nombre del calendario . Para activar solo un calendario específico, debes colocar la marca de verificación al lado de su nombre. Si desea obtener más detalles sobre cómo exportar o importar otros calendarios, le recomiendo que consulte mi guía sobre cómo sincronizar Google Calendar con Outlook .

Cómo funciona la libreta de direcciones de Outlook

Outlook también tiene una práctica libreta de direcciones , que le permite mantener sus contactos en orden.

Para acceder a este último, basta con presionar el ícono Social (el tercero de izquierda a derecha en la parte inferior izquierda) o conectarse a la página de la libreta de direcciones de Outlook . Para agregar un nuevo contacto, simplemente presione el elemento Nuevo contacto en la parte superior izquierda, ingrese su nombre , apellido , dirección de correo electrónico , número de teléfono móvil , empresa y notas y presione el botón Crear . Sin embargo, puede administrar un contacto existente a través de los botones en la parte superior, haciendo clic en Editar o Eliminar elementos .

Al presionar, en cambio, sobre el elemento Administrar , podrá exportar o importar su libreta de direcciones. En particular, se puede exportar a través del formato de archivo CSV con codificación UTF-8 . En caso de que necesites exportar tus contactos en formato CSV, echa un vistazo a mi tutorial sobre cómo crear archivos CSV , donde encontrarás toda la información sobre cómo exportar la libreta de direcciones.

En caso de que quieras importar contactos, te recomiendo que eches un vistazo a mi guía sobre cómo importar contactos de Outlook . La libreta de direcciones también se puede sincronizar con otros servicios y dispositivos: te invito a consultar mi guía sobre cómo sincronizar Outlook con Gmail y cómo sincronizar la libreta de direcciones en Android para más detalles.

Cómo funciona la aplicación Outlook en Windows

Si está buscando un programa de correo electrónico eficiente para su PC con Windows 10/11 , le recomiendo probar el cliente Outlook , disponible de forma gratuita en Microsoft Store como la aplicación predeterminada para Windows.

Outlook es la opción preferida de Microsoft para sustituir al anterior cliente de Correo y Calendario . De hecho, en 2024, la aplicación Correo y Calendario ya no estará disponible, dejando espacio solo para Outlook como cliente de correo electrónico predeterminado para todos los dispositivos con Windows 10/11. Hasta esa fecha, puede cambiar fácilmente entre aplicaciones utilizando el interruptor Nuevo Outlook presente en ambas interfaces de los dos clientes.

Una característica distintiva del nuevo Outlook es su diseño, idéntico a la versión web de Outlook y, por tanto, fácil e intuitivo. Tendrá acceso a la práctica barra de herramientas en la parte superior, que le permitirá redactar nuevos mensajes de correo electrónico o realizar tareas comunes como responder , reenviar y eliminar correos electrónicos en su bandeja de entrada.

En la barra lateral izquierda, encontrará todas sus carpetas de correo, como Bandeja de entrada o Elementos enviados . En cambio, el área central muestra la lista completa de correos electrónicos contenidos en la carpeta seleccionada, mientras que en el área derecha puede ver el contenido detallado del mensaje de correo electrónico que destacó.

Me gustaría señalar que si está utilizando una cuenta de Microsoft en su computadora, Outlook se configurará automáticamente con sus credenciales, lo que le permitirá comenzar a usarlo inmediatamente sin necesidad de ninguna configuración de su parte.

Sin embargo, es diferente si deseas administrar varias cuentas de correo electrónico, incluidas aquellas que no están relacionadas con Microsoft, como Gmail o Yahoo . Si es así, haz clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha y, en la pantalla que ves, selecciona Agregar cuenta en la sección Cuentas de correo electrónico . Luego siga las instrucciones que aparecen en pantalla para configurar fácilmente cuentas externas.

Cómo funciona Outlook para Android e iOS

Outlook también tiene una aplicación oficial para teléfonos inteligentes y tabletas, que permite a los usuarios administrar su dirección de correo electrónico mientras viajan. Sin embargo, también es posible configurar cuentas para otros servicios, como Gmail, Yahoo y cuentas mediante los protocolos IMAP y POP3.

Para instalar la aplicación Outlook, abra Play Store (si está usando Android) o App Store (si tiene un iPhone o iPad ), busque «outlook» y seleccione el ícono de la aplicación en los resultados de la búsqueda. Luego, presiona Instalar/Obtener y, si estás en iOS, verifica tu identidad mediante Face ID , Touch ID o contraseña de Apple ID .

Una vez que haya descargado la aplicación, ejecútela, presione el elemento Inicio , seleccione Continuar (o Agregar cuenta en iOS) y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Si la dirección que ingresó no se encuentra entre las preconfiguradas en el dispositivo, se le pedirá que ingrese los datos relacionados con sus parámetros IMAP y SMTP .

Si desea agregar una segunda cuenta de correo electrónico, puede hacerlo tocando el ícono ☰, presente en la parte superior izquierda, y presionando el ícono de ajustes . Luego, toca Agregar cuenta y sigue las instrucciones que aparecen en la pantalla.

Una vez configuradas las distintas cuentas, la aplicación comenzará la sincronización del correo electrónico, sincronizando todos los mensajes. Claramente encontrarás este último en la carpeta Bandeja de entrada , a la que se puede acceder presionando el ícono ☰, en la parte superior izquierda. Por supuesto, también hay carpetas Elementos enviados , Elementos basura , Borradores y Elementos eliminados .

Cuando reciba un nuevo correo electrónico, su teléfono inteligente le avisará mediante una notificación común, que también le permitirá obtener una vista previa breve del contenido del mensaje. Si quieres cambiar esta opción, simplemente presiona primero en el ícono ☰, ubicado en la parte superior izquierda, y luego en el ícono de ajustes .

Una vez hecho esto, presione el elemento Notificaciones y encontrará todas las configuraciones relacionadas, por ejemplo, con la personalización del sonido de recepción de un nuevo correo electrónico y las carpetas sobre las que activar las alertas. Para obtener más información sobre la aplicación móvil de Outlook, recomiendo consultar las pautas oficiales de Microsoft .

Artículo creado en colaboración con Mr Key Shop.